Guida valida perFatturazione Elettronica e modulo incassi e pagamenti

 

Argomenti:

• Step 1: Carica.
• Step 2: Seleziona campi.
• Step 3: Banca e periodo.
• Step 4: Associazione automatica.
• Step 5: Associa manualmente.
• Concludi la nuova riconciliazione.

 

Puoi fare questa operazione solo se navighi il pannello da pc. Da cellulare o tablet non hai il pulsante Nuova riconciliazione. 

 

Step 1: Carica

 

Caratteristiche file .csv, .xls o .xlsx

• Il file da caricare deve essere in formato .csv, .xls o .xlsx;
• puoi importare fino a 500 documenti (500 righe nel file);
• la dimensione massima consentita è di 5MB;
• puoi caricare un solo file alla volta. 

 

Come caricare il file

Vai su Nuova riconciliazione in alto a destra. Vedi la finestra Nuova riconciliazione, trascina il file dentro il riquadro tratteggiato o vai su Seleziona documento per caricarlo. 

Step 2: Seleziona campi

Dopo il caricamento del file vedi la schermata 2: Seleziona campi:

• su Riga di intestazione indica la riga del file excel appena caricato dove sono presenti le instestazioni delle colonne della tabella contenenti i movimenti bancari. Ti consigliamo di tenere aperto il file excel su pc per verificare quale sia la corretta riga da riportare;
• vai su ˅ ed espandi i menu a tendina, quindi compila le colonne del file in cui sono contenuti i dati relativi a Data valuta, Descrizione e Importo, cioè i dati obbligatori per fare la riconciliazione. Le colonne sono filtrate in automatico in base al formato, per esempio su Data valuta puoi selezionare solo colonne che contengono dati di tipo data;
• se il formato del file è riconosciuto in automatico dal sistema, per esempio perché lo hai già utilizzato per altre riconciliazioni della stessa banca, vedi i dati richiesti nello step 2 già compilati. Vai su ˅ ed espandi i menu a tendina per cambiarli;
• se nel documento importato le entrate e le uscite sono indicate su due colonne diverse seleziona la voce Entrate e uscite su 2 colonne diverse per gestirle.

Vai su Prosegui per proseguire allo step 3. Se nel file importato sono presenti movimenti già riconciliati, con formato non corretto (per esempio inserimento di testo nella colonna Importo) o con campi obbligatori vuoti, verranno scartati e non verranno proposti negli step successivi.

Vai su Prosegui nel messaggio che compare per continuare:

Step 3: Banca e periodo

Concluso lo step 2 vedi la schermata 3: Banca e Periodo, indica la banca per cui stati effettuando la riconcliliazione e il periodo di riferimento:

• Banca: vai su ˅ ed espandi il menu a tendina, quindi scegli una banca già salvata in anagrafica. Non puoi creare nuove banche.
• Movimenti applicazione: verifica, e se necessario usa l'icona calendario per cambiare il periodo in cui sono stati eseguiti i movimenti dell’applicazione da considerare per la riconciliazione. La Data inizio e la Data fine devono essere comprese nello stesso anno.
• Vai su Prosegui per proseguire allo step 4.

Step 4: Associazione automatica

Concluso lo step 3 vedi la schermata 4: Associazione automatica dove vedi le corrispondenze tra i movimenti manuali salvati sul pannello e i movimenti del conto corrente presenti nel file caricato. Se vuoi ricominciare l'associazione automatica usa il pulsante Ricomincia Associazione automatica.

Ti suggeriamo un'associazione tra i movimenti della banca e i movimenti dell'applicazione se sussistono queste condizioni:

• corrispondenza esatta, la tolleranza è pari a 0,99 euro, tra l'importo del movimento bancario e quello dell'applicazione (requisito obbligatorio);
• uno dei seguenti requisiti:
  1. presenza nella descrizione del movimento bancario del nome cliente/fornitore associato al movimento dell'applicazione;
  2. presenza nella descrizione del movimento bancario del numero fattura associato al movimento dell'applicazione.
  In questi casi c'è tolleranza rispetto a maiuscolo/minuscolo e caratteri speciali.

Per ogni associazione che vedi nella sezione Associazioni suggerite puoi fare queste operazioni:

1. premi su Riconcilia per confermare l'associazione. Il movimento è spostato nella sezione Riconciliati. Per accettare tutte le associazioni proproste scegli Riconcilia tutti;
2. premi su Annulla associazione per rifiutare l'associazione proposta e lasciare il movimento bancario fra quelli ancora da riconciliare. Il movimento è spostato nella sezione Da riconciliare. Per rifiutare tutte le associazioni proproste scegli Annulla tutte le associazioni:

Puoi annullare le scelte fatte, per esempio se hai confermato un'associazione, a fianco del movimento nella sezione Riconciliati, hai il pulsante Annulla per riportarlo nella sezione Associazioni suggerite.

Vai su Prosegui per proseguire allo step 5, vi trovi anche i movimenti che non hai gestito nell'associazione automatica. 
 

Step 5: Associa manualmente

Concluso lo step 4 vedi la schermata 5: Associa manualmente, dove dovrai indicare l'associazione tra i movimenti della banca importati con file excel e le rate e i movimenti manuali di prima nota associati a quella banca per il periodo che hai scelto. 

Vedi 2 colonne:

• Movimenti banca, a sinistra, per ogni movimento trovi la Data valuta, la Descrizione, l'importo ed eventuali altri dati presenti nell'excel, per esempio causale o data movimento;
• Movimenti applicazione, a destra. Vedi le rate e i movimenti manuali associati a quella banca per il periodo prescelto, sia Incassate/Pagate che non Incassate/Pagate (step 3).
  Sono escluse le rate e i movimenti già riconciliati e le rate in stato Stornata.
  Per ogni rata o movimento dell'applicazione trovi la Data scadenza o Data incasso/pagamento (per i movimenti Incassati /Pagati), il Cliente/fornitore, lo Stato, il Doc/descr (cioè il numero della fattura per le rate o la descrizione del movimento manuale) e l’Importo.

In alto al centro hai un filtro per scegliere la categoria di elementi da mostrare tra:

• Da riconciliare: mostrata di default, contiene soltanto i movimenti ancora non riconciliati.
• Riconciliati: movimenti riconciliati.
• Prima nota: movimenti inseriti in prima nota.
• Ignorati: movimenti ignorati.

---

Ricerca uno specifico movimento della banca o modifica il periodo di riferimento

Puoi ricercare uno specifico movimento della banca importato o una rata e movimento manuale associato a quella banca, usando il campo che ti mostriamo:

• la ricerca nei Movimenti banca cerca nel campo Descrizione;
• la ricerca nei Movimenti applicazione cerca in tutti i campi presenti (Data incasso/pagamento o Data scadenza per i movimenti Scaduti/Non incassati /Non pagati, Cliente/fornitore, Stato, Doc/descr e Importo).

Usa Modifica a fianco del periodo dei Movimenti applicazione per cambiare la banca e il periodo di riferimento scelto allo step 3. 
 

---

Riconcilia 2 elementi

• seleziona almeno un movimento in entrambe le colonne di pari importo (la tolleranza è pari a 0,99 euro);
• compare il pulsante Riconcilia in basso a destra, premilo per riconciliare i movimenti, è spostato nella sezione Riconciliati;
• se selezioni più movimenti bancari e movimenti dell'applicazione la somma delle 2 selezioni deve avere pari importo.   

Puoi annullare le scelte fatte, a fianco del movimento nella sezione Riconciliati hai il pulsante Annulla per riportarlo nella sezione Da riconciliare. Se vai su Annulla tutte le associazioni annulli anche le eventuali associazioni che hai fatto allo step 4. 
 

---

Inserisci un Movimento banca in prima nota o ignora il movimento

Puoi creare un movimento manuale di prima nota per registrare nella prima nota dell'applicazione un movimento presente in banca e non relativo all'incasso o al pagamento di una rata:

• seleziona un singolo movimento della banca;
• compare il pulsante Azioni, scegli Inserisci in prima nota:  

Compare la finestra Modifica movimento dove creare il movimento manuale in entrata come indicato in questa guida (il campo movimenti in entrata è preselezionato dal sistema e non puoi cambiarlo). 

Il movimento è spostato nella sezione Prima nota. Puoi annullare le scelte fatte, a fianco del movimento hai il pulsante Annulla prima nota per riportarlo nella sezione Da riconciliare.
 

Concludi la nuova riconciliazione

Vai su Concludi riconciliazione in basso a destra. Se concludi la procedura quando ancora ci sono movimenti bancari non gestiti il sistema te lo indica, vai su Ignora i movimenti e prosegui nel messaggio che compare.

Dopo che hai cocluso la procedura:

• verranno segnate come Riconciliate le rate o i movimenti manuali di prima nota associati a movimenti di estratto conto;
• verranno spostate su Pagate/Incassate le rate riconciliate che avevano stato Non pagata/Non incassata/Scaduta;
• la Data incasso/pagamento delle rate riconciliate verrà sovrascritta con la Data valuta del movimento bancario associato;
• la banca dei movimenti applicazione riconciliati sarà sovrascritta con la banca per la quale è stata fatta la riconciliazione di quei movimenti.